Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

[PLATZHALTER: Vollständiger Name / Firma]
[PLATZHALTER: Straße Hausnummer]
[PLATZHALTER: PLZ Ort]
E-Mail: [PLATZHALTER: E-Mail-Adresse]

2. Hosting

Briefklar wird auf den Servern von Render (render.com, USA) betrieben. [PLATZHALTER: Region des Render-Servers eintragen, z. B. Frankfurt/EU oder Oregon/USA]

Beim Aufrufen unserer Website werden automatisch Serverprotokolle (Server-Logs) erfasst. Diese enthalten technische Informationen wie deine IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Zugriffs und Browser-Typ. Die Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs und zur Fehlerbehebung verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

[PLATZHALTER: Falls ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Render besteht, hier Verweis ergänzen. Render bietet einen DPA unter render.com/privacy an.]

3. Kernfunktion: Briefanalyse

Wenn du einen Brief hochlädst, verarbeiten wir folgende Daten:

• Das von dir hochgeladene Foto des Briefes (Bilddatei)
• Das Analyse-Ergebnis (Text-Zusammenfassung, Fristen, Beträge, nächste Schritte)

Was mit dem Foto passiert

Das Foto wird zur Textanalyse an die Anthropic PBC (Anbieter des KI-Modells Claude, USA) über deren API übermittelt. Anthropic erhält das Bild ausschließlich zur Erstellung der Analyse. Das Foto wird danach nicht gespeichert — weder bei Briefklar noch bei Anthropic im Sinne einer dauerhaften Archivierung.

Da Anthropic in den USA ansässig ist, findet eine Datenübermittlung in ein Drittland statt. Als Grundlage dienen die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) sowie der Datenverarbeitungsvertrag mit Anthropic. [PLATZHALTER: Verweis auf aktuellen Anthropic DPA prüfen — anthropic.com/legal/privacy]

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen — du bittest um eine Analyse, wir führen sie durch).

Hinweis zu sensiblen Daten

Briefe enthalten oft persönliche Informationen — Steuernummern, Kontonummern, Krankheitsdaten, Schulden. Überlege vor dem Hochladen, welche Informationen wirklich notwendig sind. Du kannst sensible Bereiche im Foto abdecken oder unkenntlich machen, ohne die Kernaussage des Briefes zu verlieren.

Speicherung des Analyse-Ergebnisses

Das Analyse-Ergebnis (Zusammenfassung, Fristen, Beträge, nächste Schritte) wird gespeichert:

• Anonyme Nutzung (kein Konto): Das Ergebnis wird für 30 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht.
• Angemeldete Nutzer: Das Ergebnis verbleibt im Brief-Archiv, solange das Konto besteht oder der Brief manuell gelöscht wird. Nach 90 Tagen (Standardwert) wird der Brief im Archiv als gesperrt markiert — er bleibt gespeichert, der Inhalt ist nur nach Reaktivierung (geplante Pro-Funktion) einsehbar. Eine automatische Löschung archivierter Briefe findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Duplikat-Erkennung

Um Missbrauch durch Mehrfachanalysen zu verhindern, speichern wir zwei Hash-Werte je Brief:

• Datei-Hash (SHA-256): Berechnet aus den rohen Datei-Bytes vor der Analyse. Erkennt identische Dateien.
• Metadaten-Fingerprint (SHA-256): Berechnet aus Absender, Brieftyp und erstem Fristdatum nach der Analyse. Erkennt neu fotografierte Versionen desselben Briefes.

Beide Werte sind kryptografische Einweg-Hashes — der Briefinhalt lässt sich daraus nicht rekonstruieren. Die Hashes werden zusammen mit dem Analyse-Ergebnis gespeichert und bei dessen Löschung entfernt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Missbrauchsvermeidung und API-Kostenkontrolle).

4. Nutzerkonten und Sessions

Konto-Daten

Bei der Registrierung verarbeitest wir folgende Daten:

• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld, für Login und Erinnerungs-E-Mails)
• Name (optional)
• Passwort-Hash (scrypt, kein Klartext-Speicher)
• E-Mail-Verifizierungsstatus (Timestamp der Bestätigung)

Eine Double-Opt-in-Verifizierung per E-Mail ist erforderlich, bevor Erinnerungs-E-Mails versendet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Rahmen des Kontos).

Session-Cookie

Nach dem Login wird ein technisches Session-Cookie gesetzt:

• Name: bk_session
• Inhalt: zufälliger 32-Byte-Token (kein personenbezogener Klartext); auf dem Server wird nur der SHA-256-Hash gespeichert.
• Gültigkeit: 30 Tage
• Flags: HttpOnly, SameSite=Lax — kein Zugriff durch JavaScript möglich; kein Tracking-Cookie

Das Cookie ist technisch notwendig für den eingeloggten Zustand. Es wird kein Tracking-Cookie gesetzt und kein Nutzerverhalten analysiert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch notwendig zur Erbringung des Dienstes).

Konto-Löschung und Datenmitnahme

Du kannst dein Konto jederzeit im Kontobereich löschen. Die Löschung entfernt dauerhaft alle gespeicherten Briefe (inkl. Analyse-Ergebnisse), Antwort-Entwürfe, Erinnerungen und die Session-Daten.

Du kannst alle gespeicherten Daten jederzeit als JSON-Datei exportieren (Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO) — der Export-Link befindet sich im Kontobereich.

5. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten speichern wir über dich?
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Unrichtige Daten korrigieren lassen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — „Recht auf Vergessenwerden".
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Bei Verarbeitungen auf Basis von berechtigtem Interesse.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) — z. B. beim Landesbeauftragten für Datenschutz in deinem Bundesland.

Für Anfragen zu deinen Rechten wende dich per E-Mail an: [PLATZHALTER: E-Mail-Adresse]

6. Frist-Erinnerungen per E-Mail

Zweck und Verarbeitung

Für angemeldete Nutzer werden Frist-Erinnerungen automatisch erstellt, sobald ein Brief mit erkennbaren zukünftigen Fristen analysiert oder dem Konto zugeordnet wird. Wir senden drei automatische Erinnerungen pro Frist: 1 Monat, 1 Woche und 1 Tag vor dem Fristdatum — an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse.

Erinnerungen werden nur versendet, wenn die E-Mail-Adresse des Kontos bestätigt wurde. Die Erinnerungen können im Archiv (unter dem jeweiligen Brief) einzeln deaktiviert oder reaktiviert werden.

Gespeicherte Daten: Konto-E-Mail-Adresse, Fristdatum, Fristbeschreibung, Rechtsgrundlage (aus der Brief-Analyse), Erinnerungszeitpunkte (1 Monat / 1 Woche / 1 Tag vorher), Versandstatus.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Rahmen des Kontos). Die Frist-Erinnerung ist eine Kernfunktion des angemeldeten Nutzungskontos.

Speicherdauer

Erinnerungseinträge werden automatisch 30 Tage nach dem Fristdatum gelöscht, unabhängig davon, ob sie versendet wurden. Bei Löschung des Kontos oder des jeweiligen Briefes werden alle zugehörigen Erinnerungen unmittelbar gelöscht.

Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Der E-Mail-Versand erfolgt über Resend Inc. (resend.com). [PLATZHALTER: AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) mit Resend prüfen und abschließen — Resend bietet einen DPA unter resend.com/legal/dpa an] Resend verarbeitet E-Mails je nach gewählter Region in den USA oder der EU. [PLATZHALTER: Region bei Resend prüfen und hier eintragen — Annahme: US-Region; bei Drittlandtransfer EU-Standardvertragsklauseln (SCC) sicherstellen]

Abmeldung / Deaktivierung

Erinnerungen können jederzeit im Archiv unter dem jeweiligen Brief deaktiviert werden. Alternativ enthält jede Erinnerungs-E-Mail einen signierten Abmelde-Link, der alle noch nicht versendeten Erinnerungen für die Konto-E-Mail-Adresse löscht. Nach der Abmeldung werden keine weiteren Erinnerungen gesendet.

7. Aktualität dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Dienste oder gesetzlicher Anforderungen anzupassen. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar.